‘Je moet durven doorvragen. Goed is geen antwoord’
Hoe ga je als HR-professional om met ziekteverzuim door werkstress? En hoe bevorder je het welzijn van medewerkers? Deze tips helpen je direct!
Dring ziekteverzuim terug met de juiste aanpak
Verzuim
Een korte afwezigheid door ziekte is nog wel te overzien. Valt een medewerker langdurig uit, dan zijn de gevolgen een stuk groter. In de eerste plaats natuurlijk voor de medewerker zelf, maar zeker ook voor jou als werkgever. De werkdruk neemt toe, productiviteit neemt af en de sfeer op de werkvloer wordt er vaak niet beter op. Grip houden op de situatie begint met inzicht in verzuim. Wij helpen je met een sterk verzuimbeleid, dat past bij jouw organisatie en medewerkers. Wat je ook nodig hebt voor het voorkomen en beperken van verzuim, wij hebben een oplossing die werkt - en blijft werken.
Ook investeren in andere thema’s?
Verzuim
Loyalis is je gids bij complexe HR-vraagstukken. We helpen bij het verbeteren van je ziekteverzuimbeleid en begeleiding. Ook zijn we er bij vitaliteit, preventie, re-integratie en voor inkomenszekerheid bij arbeidsongeschiktheid.Samen verantwoordelijk voor verzuim
Een sterk verzuimbeleid gaat uit van eigenaarschap. De medewerker is eigenaar van de arbeid die wordt aangeboden en vanuit dit eigenaarschap heeft hij/zij een verantwoordelijkheid richting de werkgever. De werkgever moet ervoor zorgen dat het eigenaarschap van de medewerker optimaal wordt gefaciliteerd. De leidinggevende speelt een cruciale rol hierin door vooral persoonlijk leiderschap te tonen. Samen de focus op inzetbaarheid is de sleutel van het succes. Heb je een arbeidsongeschiktheidsverzekering bij ons, dan staan onze gidsen voor je klaar om je uitleg te geven over de mogelijkheden van ons Vitaliteitsbudget.
Podcast: Maar eerst koffie
Personeelstekort en verzuim: Hoe houd je je organisatie veerkrachtig?
Een koffiemomentje met Pauline van Dorssen, consultant duurzame inzetbaarheid bij a.s.r. Loyalis en bijzonder lector bij Zuyd Hogeschool. Tijdens deze aflevering geven we antwoord op vragen zoals: Hoe ga je om met personeelstekort en verzuim? En welke rol speelt HR hierin? In deze podcastaflevering deelt Pauline in een halfuurtje een aantal waardevolle tips.
In 6 stappen omgaan met een verzuimsituatie
Wat komt er kijken bij verzuim?
- Stap 1 Verzuimmelding
Het verzuim begint altijd op de dag dat de medewerker aangeeft niet te kunnen komen werken door ziekte. Maak vooraf afspraken over de wijze van ziekmelden. Bij wie wordt de afwezigheid gemeld en op welke wijze gebeurt de ziekmelding? Ook kun je in het verzuimbeleid afspraken vastleggen over het overdragen van (lopende) werkzaamheden en het verrichten van alternatieve werkzaamheden.
Verzuim vastleggen
Als werkgever leg je het verzuim vast in het dossier. Het is belangrijk om de regels rondom privacy goed te kennen en toe te passen. Je mag niet nadrukkelijk vragen naar de ziekte en dit vastleggen. In de praktijk kan het zijn dat de medewerker op vrijwillige basis meldt wat er aan de hand is. Oók dan mag dit niet worden vastgelegd in het dossier.Tip
ga na of de medewerker recht heeft op no-risk. No-risk bij verzuim betekent dat de medewerker geen financieel risico loopt bij ziekte of afwezigheid. Dit is in Nederland wettelijk geregeld. Valt de medewerker onder een no-risk-regeling, dan is het mogelijk dat de kosten van de loondoorbetaling worden overgenomen door UWV. Dit hoef je niet pas te doen bij een ziekmelding, maar kan ook al na twee maanden dienstverband. Kom je er zelf niet uit? Bespreek dit dan met de bedrijfsarts. Deze moet op de probleemanalyse ook aangeven of sprake is van een bijzondere situatie over de no-risk-status. Ook wij helpen je graag hiermee verder. - Stap 2 Probleemanalyse WVP
Gelukkig is het overgrote deel van het verzuim binnen een aantal dagen opgelost. Wanneer het verzuim langer duurt dan zes weken, moet er vanuit de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) een probleemanalyse worden gemaakt.
De probleemanalyse wordt opgesteld door de arbodienst of bedrijfsarts uiterlijk in week 6 van het verzuim (het mag ook eerder). In deze verslaglegging worden medische factoren Den andere factoren die het verzuim beïnvloeden in kaart gebracht. Zoals persoonlijke eigenschappen, opleidingen en vaardigheden, privé- en sociale omstandigheden, het eigen werk en factoren die met het werk te maken hebben. De probleemanalyse die naar de werkgever gaat, bevat geen medische gegevens.
Tip
de probleemanalyse is het startpunt en fundament van een verdere succesvolle re-integratie. Zorg ervoor dat een bedrijfsarts duidelijk omschrijft op welke wijze er mogelijkheden tot herstel en werkhervatting kunnen worden benut of vergroot. - Stap 3 Plan van aanpak
Het plan van aanpak wordt uiterlijk in week 8 opgesteld door werkgever en werknemer. Andere deskundigen kunnen hierbij adviseren. Op basis van het advies van de arbodienst of bedrijfsarts in de probleemanalyse, maken werkgever en medewerker een plan van aanpak. Daarin staan afspraken over de te ondernemen acties om de mogelijkheden tot werken te vergroten.
Tip
in de praktijk wordt het plan van aanpak vaak geschreven door de werkgever (leidinggevende). Overweeg eens om de medewerker zelf het plan van aanpak te laten schrijven. Dat draagt bij aan eigenaarschap en betrokkenheid van de medewerker over de gemaakte afspraken. - Stap 4 42ste weekmelding
In week 42 moet de werkgever de arbeidsongeschikte medewerker melden bij UWV. Is de AOV en/of de WGA verzekerd bij ons? Dan geef je op dat moment ook de ziekmelding aan ons door. Vanaf dat moment komen wij in beeld en starten wij activiteiten op.
- Stap 5 Eerstejaars evaluatie
Het plan van aanpak wordt periodiek geëvalueerd. De eerstejaars evaluatie is bijzonder. Het doel van deze verplichte evaluatie na 52 verzuimweken is dat de werkgever en medewerker terugblikken op de re-integratieactiviteiten in het eerste ziektejaar en expliciet bespreken of de re-integratie nog op de goede weg zit. Dit is vaak het moment waarop de keuze gemaakt wordt tussen:
Spoor 1: het uitbreiden van de re-integratie-inspanningen in de eigen organisatie
Spoor 2: het uitbreiden van de re-integratie met onderzoek naar de mogelijkheden buiten de eigen organisatie
Het eerste en tweede spoor kunnen dan ook naast elkaar lopen. Zo houdt de medewerker structuur en ritme. En blijf je de mogelijkheden die er zijn in spoor 1 benutten, zolang spoor 2 nog niet concreet is ingezet.Het eerste jaar is ook het moment dat (uiterlijk) een Arbeidsdeskundig Onderzoek wordt ingezet. Het Arbeidskundig Onderzoek kan ook al eerder ingezet worden. Bijvoorbeeld als al eerder in het proces blijkt dat het werk niet passend is en terugkeer in de eigen functie dan ook niet meer waarschijnlijk is. Het tweede spoortraject kan dan eerder gestart worden.
Tip
bij de eerstejaars evaluatie kun je een deskundig oordeel aanvragen bij UWV over de re-integratie-inspanningen tot aan dat moment. Met het oordeel van UWV kun je tijdig bijsturen en een mogelijke loonsanctie voorkomen. UWV geeft geen advies, bijvoorbeeld over een tweede spoortraject. Daarnaast is het verstandig zo snel mogelijk te starten met een Arbeidsdeskundig Onderzoek als de situatie daarom vraagt. Wacht daarbij niet tot je het eerste jaar bereikt. - Stap 6 Eindevaluatie en re-integratieverslag
Als het verzuim de 93 weken bereikt, kan de medewerker ook een WIA-aanvraag doen. Als werkgever zorg je er samen met je medewerker voor dat het re-integratieverslag compleet is. De medewerker stuurt dit verslag mee naar UWV bij de WIA-aanvraag.
In de eindevaluatie van het plan van aanpak geven werkgever en medewerker hun oordeel over de afgelopen 2 jaar van arbeidsongeschiktheid en de re-integratiemogelijkheden van de medewerker. De werkgever geeft ook zijn mening over de toekomstige re-integratiemogelijkheden van de medewerker.Tip 1:
doe ook een eindevaluatie wanneer de re-integratie succesvol is geweest en de werknemer is teruggekeerd in de eigen arbeid binnen de organisatie. Vraag wat de werknemer als prettig en minder prettig heeft ervaren. Die ervaring kun je gebruiken voor het optimaliseren van je re-integratieproces.Tip 2:
vul de aanvraag samen in. Veel medewerkers vinden dit ingewikkeld en zoeken hulp buiten de organisatie. Terwijl jij alle benodigde gegevens bij de hand hebt. Dit steuntje in de rug maakt het een stuk makkelijker. En zo kun je de medewerker meteen meenemen in de vervolgstappen.
Het verhaal van Tooske
Samen op de zaken vooruitlopen
Tooske is basisschooldirecteur en heeft te maken met burn-outklachten, ziekmeldingen en ondercapaciteit. 'Verzuim blijft lastig te voorkomen, dat is altijd een uitdaging. Ik legde mijn problemen voor bij Loyalis. Zij ondersteunen me op allerlei manieren. Samen hebben we een aanpak voor duurzame inzetbaarheid en het vitaal houden van medewerkers gemaakt. Loyalis is een partner die mij helpt om op zaken vooruit te lopen.
Wat we bieden
Uitval en verzuim voorkom je met een goed ziekteverzuimbeleid en met sterke regie op het proces. We helpen je bij het verbeteren van je plan van aanpak voor ziekteverzuim en bij het doorlopend verzuimproces. Bekijk hier wat we allemaal te bieden hebben.
Podcast: Maar eerst koffie
Ziekteverzuim door werkstress: ‘Je moet durven doorvragen. Goed is geen antwoord’
Een koffiemomentje met Caroline Horikx, Registerpsycholoog arbeid en gezondheid. Tijdens deze aflevering gaat ze met Lisette in gesprek over ziekteverzuim door werkstress. Hoe bevorder je het welzijn van je medewerkers? Zij deelt haar belangrijkste tips en gaat in op (herkenbare) praktijksituaties.
Verzuimpreventie en een sterk verzuimbeleid
Voorkomen is altíjd beter dan genezen. Hoe sneller je oorzaken die (kunnen) leiden tot ziekteverzuim herkent en aanpakt, hoe productiever en gezonder je organisatie blijft. Denk aan werkdruk, stress of onduidelijke communicatie over wat je precies van je mensen verwacht. Dit noemen we verzuimpreventie. Aandacht voor gezondheid, werkplezier en een veilige werkomgeving. Want verzuim wordt niet alleen veroorzaakt door ziekte, maar ook door gedrag en werkcultuur. Een sterk verzuimbeleid helpt je grip te houden op de inzetbaarheid van je medewerkers. Dit beleid geeft duidelijkheid over verwachtingen, verantwoordelijkheden en de stappen die je neemt bij ziekteverzuim. Zonder een duidelijk beleid loop je het risico op onnodig hoge kosten, langdurige uitval en onduidelijkheid. Het preventief aanpakken van verzuim, draagt bij aan een gezonde werkomgeving. Een omgeving waarin medewerkers zich gesteund voelen en sneller terugkeren bij verzuim.
Investeren in je mensen, een goede zaak
Alles wat je doet om uitval te voorkomen en medewerkers inzetbaar te houden, vergroot de betrokkenheid en productiviteit binnen je organisatie. Verzuimpreventie is dus niet alleen een investering in je mensen, maar óók in je organisatie. Wil je verzuim binnen je organisatie beperken? We denken graag met je mee.
Krijg grip op verzuim
Uitval is helaas niet altijd te voorkomen. Werkdruk, personeelstekort, tijdelijke gezondheidsklachten, langdurige werkgerelateerde overbelasting of beperkingen door een medische aandoening zijn voorbeelden van oorzaken. Hoe krijg je grip op verzuim? Je verzuimbeleid verbeteren, medewerkers meer eigen regie geven en interventies inzetten, óók preventief. Onze verzuimscan is een mooi startpunt. Hiermee analyseren we het verzuim in je organisatie en brengen oorzaken en oplossingen in kaart.
Veelgestelde vragen over verzuim
Wat is verzuim?
Verzuim betekent dat een medewerker niet komt werken ten gevolge van een ziekte. Veelal is dit kortdurend, maar het kan natuurlijk ook zo zijn dat iemand langdurig niet kan werken. In alle gevallen staat de gezondheid van de medewerker voorop en heeft de afwezigheid impact op de organisatie.
Een sterk verzuimbeleid en actief aandacht besteden aan verzuimpreventie helpt bij het voorkomen en verminderen van verzuim. Voordat we je daar meer over vertellen, zetten we eerst de verschillende soorten verzuim op een rij:
- Kort verzuim: een medewerker is enkele dagen afwezig, bijvoorbeeld door griep
- Langdurig verzuim: een medewerker is langer dan 6 weken ziek, bijvoorbeeld door een mentale klachten
- Frequent verzuim: regelmatige, korte ziekmeldingen, die kunnen wijzen op onderliggende problemen
Het belang van een verzuimprotocol
Een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid is het verzuimprotocol. In deze ‘wegwijzer bij afwezigheid’ leg je vast hoe je als werkgever en medewerker omgaat met verzuim. Een stukje structuur, duidelijkheid en houvast bij ziekte en re-integratie. In de richtlijn staan heldere afspraken over het melden van verzuim: hoe en wanneer meldt een medewerker zich ziek? Maar, ook hoe je communiceert tijdens de afwezigheid en welke stappen gezet worden richting de terugkeer. Zo weet iedereen precies waar ‘ie aan toe is.
Hoe kan ik het ziekteverzuim verlagen?
Wil je ziekteverzuim terugdringen? Ga dan vooral het gesprek aan. Hoe eerder je met een medewerker praat over een oplossing, hoe beter je samen werkt aan een veilige, gezonde terugkeer. Een verzuimgesprek voeren helpt je bij het krijgen van een goed beeld van de situatie. Ook kunnen jij en je medewerker open en eerlijk naar elkaar toe zijn over verwachtingen. Ga je een verzuimgesprek voeren? Onze gidsen hebben een aantal tips voor je:
- Wees betrokken: toon oprechte interesse in de situatie van je medewerker
- Kijk vooruit: richt je vooral op wat wél mogelijk is en hoe je kunt helpen
- Geef duidelijkheid: bespreek samen je verwachtingen en stappen voor re-integratie
Hoe ga je om met frequent verzuim?
De aanpak van frequent verzuim is maatwerk. Iedere organisatie bepaalt voor zichzelf wanneer er sprake is van frequent verzuim en of dit acceptabel is. De oorzaak van frequent verzuim kan heel divers zijn. In sommige gevallen is het mogelijk om dit frequente verzuim te beïnvloeden. Bijvoorbeeld door met elkaar in gesprek te gaan.
Noem het frequent-verzuimgesprek anders
Het gesprek over de onderliggende oorzaken van het verzuim wordt meestal het frequent-verzuimgesprek genoemd. Deze benaming kan de medewerker het gevoel geven dat hij zich moet verantwoorden voor de situatie. De insteek is juist om de helpende hand te bieden. Let daarom goed op je taalgebruik. Geef het gesprek een andere naam, waardoor je de intentie van het gesprek beter uitdraagt
Hoe geef ik invulling aan de wettelijke verplichting van passende arbeid?
Als werkgever ben je wettelijk verplicht om passende arbeid aan te bieden. De medewerker is wettelijk verplicht om aan zijn re-integratie mee te werken. Deze plichten zijn neergelegd in de artikelen 629 lid 3, 658a lid 2 en 4 en 660a van boek 7 van het Burgerlijk Wetboek.
Organiseer passende arbeid vooraf
Als je passende arbeid al samen met je medewerker organiseert voordat er sprake is van uitval, wordt het gemakkelijker om invulling te geven aan de wettelijke verplichting wanneer er sprake is van verzuim.
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
Soms ligt de oorzaak niet alleen bij ziekte, maar ook bij de werksfeer, spanningen of zelfs ongewenst gedrag. In deze gevallen kan een vertrouwenspersoon een belangrijke rol spelen bij het voorkomen van langdurige uitval. Een vertrouwenspersoon biedt een veilige plek voor het bespreken van zorgen en helpt voorkomen dat zaken uit de hand lopen. Communiceer daarom altijd duidelijk wie de vertrouwenspersoon is en hoe deze bereikt kan worden.
Wij bieden begeleiding en advies bij het voeren van verzuimgesprekken. Met praktische handvatten en trainingen helpen we je bij het actief en mensgericht aanpakken van verzuim, zodat jij of je vertrouwenspersoon goed voorbereid zijn. Want een veilige werkomgeving is een must voor een gezonde organisatie.
Wat zijn de kosten van ziekteverzuim?
Ziek zijn is al vervelend genoeg. Niemand zit graag thuis. Om wat voor reden dan ook. Naast persoonlijke ongemakken, brengt verzuim ook aanzienlijke kosten met zich mee. Gemiddeld kost een zieke medewerker Nederlandse bedrijven zo’n € 250 per dag. Voor deze algemene rekensom van de kosten hanteren instanties en organisaties 2,5 keer het dagloon van de medewerker. De kosten bestaan uit het doorbetalen van loon, mogelijk productiviteitsverlies en vervangingskosten. Je begrijpt: bij kort verzuim is dit nog wel te overzien, bij langdurige afwezigheid loopt dit bedrag snel en hoog op.
Verzuim betekent vaak een capaciteitsvraagstuk waardoor er nog meer druk op de rest van de organisatie komt met voorspelbare gevolgen wanneer het verzuim langer gaat duren. Het onderzoeken of taakuitwisseling tussen de verzuimende medewerker en de overige collega’s mogelijk is daarom zinvol. Betrek hierbij wel altijd de bedrijfsarts, want deze is namelijk als enige in staat om te bepalen of de zieke medewerker taken kan uitvoeren.
Hoe ga je om met een arbeidsconflict?
Mogelijk is er bij een verzuimsituatie sprake van een arbeidsconflict. Heb je het idee dat het verzuim te maken heeft met een arbeidsconflict? Dan is het belangrijk om direct de bedrijfsarts in te schakelen. De bedrijfsarts kan vaststellen wat de daadwerkelijke oorzaak is van het verzuim. Als er sprake is van een arbeidsconflict, dan zijn er specifieke richtlijnen om tot een oplossing te komen (STECR-richtlijnen).
Communicatie met de bedrijfsarts
Vooral bij langdurig verzuim is de communicatie met de bedrijfsarts essentieel. Door de juiste vragen te stellen en opdrachten te geven aan de bedrijfsarts, bevorder je een snellere terugkeer van de medewerker op de werkvloer. Wij kunnen je daarbij helpen.
Hoe helpt Loyalis bij het bevorderen inzetbaarheid?
Werk is de beste vorm van sociale zekerheid en iedereen wil graag vitaal zijn en met plezier aan het werk zijn. Dat is beter voor iedereen. Niet alleen voor de medewerker zelf, maar ook voor je organisatie en ons als verzekeraar. Daar dragen we graag aan bij. Dat doen we met het Vitaliteitsbudget.
Vitaliteitsbudget: financiële steun
Met ons Vitaliteitsbudget bieden we je financiële steun bij activiteiten die duurzame inzetbaarheid en werkvermogen van je medewerkers vergroten, langdurig verzuim voorkomen en beperken en snelle re-integratie bevorderen. Dit budget kun je inzetten op organisatieniveau en voor een individuele medewerker.
Meer weten?
Lees verder over het Vitaliteitsbudget.
Nieuws
Omgaan met personeelstekort en verzuim? Kom uit je kamer!
Hoe ga je om met personeelstekort en verzuim? Welke rol speelt HR hierin? In dit blog geeft Pauline van Dorssen, Consultant bij Loyalis, je antwoord op deze vragen. Laat je inspireren door praktijksituaties en ontdek waardevolle tips die je, als HR-professional en leidinggevende, direct in praktijk kunt of moét toepassen.
Training Verzuimgesprekken voeren
Iedere leidinggevende krijgt ermee te maken: verzuimgesprekken voeren. Die gesprekken leveren je - als het goed is – grip op het verzuim in je organisatie. De training Verzuimgesprekken voeren helpt je daarbij, met effectieve gesprekstechnieken, kennis van wet- en regelgeving, en het tijdig herkennen van signalen.