Pauline van Dorssen: “Dit is best een groot issue waar veel organisaties nu mee te maken hebben. Het lijkt me goed om eerst vast te stellen dat personeelstekort echt iets van deze tijd is. Voor de zorgsector, het onderwijs, maar je hoort het ook in de bouw, overal waar onderhoudsmonteurs nodig zijn, ook in de ICT-sector. Er zijn op allerlei plekken tekorten in onze maatschappij. Lastig, natuurlijk. Als je veel tekorten hebt binnen jouw organisatie of binnen jouw team, moet je met minder mensen hetzelfde werk doen dat er ligt. Dat kan leiden tot hoger ziekteverzuim.”
Pauline van Dorssen is consultant duurzame inzetbaarheid bij Loyalis. Met een achtergrond in de zorg en specialisatie in arbeids- en organisatiepsychologie heeft Pauline promotieonderzoek gedaan naar zelfleiderschap in de zorgsector. “Ik heb onderzocht of zorgprofessionals baat kunnen hebben bij het ontwikkelen van zelfleiderschap. Meer eigen regie krijgen en nemen. Hoe doe je dat zelf, hoe doe je dat als team. Worden mensen daar nu blij van? Voelen ze zich daar gezonder en vitaler bij en wat doet dit voor hun functioneren?”
Als bijzonder lector bij Zuyd Hogeschool is ze nauw betrokken bij het lectoraat ‘Regie op inzetbaarheid’. “Ik kijk naar hoe je integraal kunt werken aan het versterken van de eigen regie en gedeelde regie van mensen, zodat zij duurzaam inzetbaar zijn.”
“Wat belangrijk is, is dat je wakker bent vóórdat het te laat is. Weet dat het toe gaat nemen en zorg dat je nu al weet hoe het gaat met jouw personeelstekort. De HR-afdeling heeft best goed zicht op hoeveel vacatures er uitstaan en hoe hard het gaat met nieuwe sollicitanten. Kunnen ze wel gekwalificeerde mensen vinden? HR weet ook hoe groot de uitstroom is, ze weten hoeveel mensen de komende jaren met pensioen gaan. HR heeft een sleutelpositie om goed inzichtelijk te maken wat de huidige en de te verwachten personeelstekorten zijn.”
“Maar die verantwoording wordt niet alleen door HR gedragen. Directie en management moeten ook goed nadenken en een duidelijk plan hebben. Wat is onze bedoeling als organisatie? Wat is onze dienstverlening? En wat vraagt deze tijd van ons? Als organisatie moet je strategisch nadenken over hoe ga je ervoor zorgen dat het werk gedaan wordt, wetende dat personeelstekorten toenemen.”
“HR is één van de sleuteltjes die in verbinding met de andere partijen moeten functioneren. Zij kan informeren over de data. Wat zijn de personeelstekorten? Wat zijn onze verzuimcijfers? Maar ook: alle informatie die je uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken (MTO) haalt en inzichten uit onderzoeken naar specifieke doelgroepen. Naast datagedreven werken zeg ik tegen HR-professionals: ga proactief naar de mensen toe. Zorg dat je aansluit bij overleg en vraag hoe het gaat. Waar lopen ze tegenaan? Waar liggen de kansen? Uit je kamer!”
“Als je een toenemend personeelstekort hebt en als gevolg daarvan een toenemende werkdruk, dan gaan mensen spanning ervaren. Toch proberen het werk te doen met de beperkte middelen die er zijn. Mensen die onder hoge werkdruk werken vergeten soms zichzelf. Ze zijn zo gefocust op het voor elkaar krijgen van het werk dat het eigenlijk steeds lastiger wordt om ook goed aandacht voor jezelf te houden. Als je dat langdurig op die manier doet, dan ga je in de risicozone voor ziekteverzuim komen. Daar heeft de leidinggevende zeker een rol om goed op te letten hoe het team en hoe individuele medewerkers met de werkdruk omgaan – en wat hebben zij nodig om het hanteerbaar te houden?”
“Als er op een andere manier gewerkt moet worden kan ontwikkeling en opleiding nodig zijn. Dan kom je gelijk op de strategie. Leidinggevenden en management moeten samen met teamleden gaan nadenken over anders werken. Het gebruik van technologische hulpmiddelen – en welke, het slimmer organiseren van processen. Daar moet je de tijd voor nemen om te zorgen dat de rust terugkeert in het team. De zorgsector is daar een goed voorbeeld van. Zorgrobots, zorg op afstand met iPads, medicijndispensers, oogdruppelaars. In de zorg wordt heel innovatief gedacht hoe mensen wel verzorgd kunnen worden, met minder menskracht.”
“Een valkuil kan zijn dat je de hele tijd bezig bent met het dichten van gaten in het rooster. Van dag tot dag leeft. Continu zoeken naar flexwerkers die voor dat moment gaten kunnen invullen. Natuurlijk moet je die oplossingen vinden, maar probeer echt na te denken over wat nodig is om structureel de dienstroosters kloppend te krijgen. Dan is het goed om samen met de mensen die er wél zijn om tafel te gaan en vast te stellen wat de situatie is. Met elkaar kijken naar hoe je op een structurele manier kunt omgaan met de werkdruk en het personeelstekort. Op een manier dat het leuk blijft. Want in het voorkomen van verzuim is de leuk-factor heel belangrijk.”
“Een voorbeeld zijn de zorg- en onderwijssectoren. Hierin is een grote deeltijdfactor. Er zijn misschien niet zoveel mensen, maar de mensen die er zijn, zijn bereid om vaker en meer te werken. Als je als werkgever in staat bent hier een gezond rooster voor te maken en het aantrekkelijk te maken voor mensen, dan heb je meer arbeidspotentieel. Daar zie ik wel echt een kans. Denk niet automatisch ‘mensen willen niet’. Er zijn altijd mensen die willen, maar onder voorwaarden. Probeer goed te voorzien in die voorwaarden en tackle problemen. Elke medewerker is er één. Ga met ze in gesprek. Maak het ook binnen het team bespreekbaar.”
“Dan denk ik meteen aan een integrale aanpak bij een zorgorganisatie die ik heb mogen begeleiden. Daarbij zijn we bezig geweest met regie en verantwoordelijkheid leren nemen voor de vraagstukken die er lagen. Als individuele medewerker, maar ook als team, waar HR en leidinggevenden een hele proactieve, betrokken rol innemen bij het begeleiden van het proces. Als groep gezamenlijk stilstaan bij wat er goed gaat, wat plezier oplevert en wat energie kost. Waar willen we graag iets aan doen, wie zou dat kunnen doen en gaat dat ook doen?”
“Als je daar keer op keer op terugkomt, samen kijkt naar wat er verbeterd is en wat er verbeterd moet worden in het proces, dan zie je dat je in staat bent om een aantal bottlenecks op te lossen. Vind de rust om met elkaar in gesprek te gaan en ga met de bedoeling bezig, dan kom je echt een stap verder. Dit vraagt een actieve rol van de HR-professional. Wees aanwezig bij de teambijeenkomst, coach waar kan. Zoom in op de mensen die er al werken, ken de behoeften van deze mensen. Door die aandacht doe je ook iets aan de preventie van ziekteverzuim. Los het samen op.”
“Mijn belangrijkste tip: zorg dat je naar de werkvloer gaat. Ga in gesprek met mensen. Loop mee, vraag waar ze tegenaanlopen. Maak daar tijd voor in je agenda. Houd focus op wat plezier brengt, hebben mensen het naar hun zin en is de werkdruk hanteerbaar.”
Deze blog is gebaseerd op de aflevering ‘Hoe ga je om met personeelstekort en verzuim’ van onze podcast ‘Maar eerst koffie’. Tijdens deze aflevering gaat co-host Thanee Aldenhoven in gesprek met Pauline van Dorssen, consultant duurzame inzetbaarheid. Samen gaan zij in op dit onderwerp, bespreken zij de rol van HR bij personeelstekort en verzuim en deelt Pauline waardevolle tips en inzichten voor professionals. Heb je vragen over verzuim of wil je meer weten over duurzame inzetbaarheid in jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag!